Offizielle Definition der DGCC (2020):
„Case Management ist eine Verfahrensweise in Humandiensten und ihrer Organisation zu dem Zweck, bedarfsentsprechend im Einzelfall eine nötige Unterstützung, Behandlung, Begleitung, Förderung und Versorgung von Menschen angemessen zu bewerkstelligen. Der Handlungsansatz ist zugleich ein Programm, nach dem Leistungsprozesse in einem System der Versorgung und in einzelnen Bereichen des Sozial- und Gesundheitswesens effektiv und effizient gesteuert werden können.“
Case Management bezeichnet eine bedarfsorientierte Steuerung („Management“) einer Fallsituation („Case“) zur Bewältigung einer personenbezogenen Problematik. Es erfolgt innerhalb einer Organisation und im regionalen Versorgungsgefüge. Damit ist Case Management ein das organisierte Verfahren und das regionale Versorgungsgefüge veränderndes Handlungskonzept, an dem unterschiedliche Professionen und Organisationen sektorenübergreifend beteiligt sein können.
Der Fall („Case“) ist die problematische Lebenssituation, in der sich eine Person mit Unterstützungsbedarf befindet. Gesteuert wird die Bearbeitung der Situation und Problematik im Bezugsfeld der sozialen und räumlichen Umgebung, der beteiligten Organisationen und Professionen sowie der rechtlichen Rahmenbedingungen. Bearbeitet wird mit dem Fall nicht ein Mensch. Wessen die Person bedarf, wird am Fall ausgemacht. Die Bedarfsfeststellung im Einzelfall berücksichtigt bei Personen mit Unterstützungsbedarf ihre subjektiven Wünsche und Bedürfnisse, die zu Beginn des Prozesses aufgenommen werden, und fachliche Bewertungen. Der Aufnahme und Berücksichtigung der Wünsche und Bedürfnisse der Menschen mit Unterstützungsbedarf kommt im Case Management fachlich und ethisch eine besondere Bedeutung zu, weil alle Steuerungsleistungen innerhalb einer Organisation und im regionalen Versorgungsgefüge das Ziel haben, die soziale und gesundheitliche Alltagssituation der Menschen zu verbessern.
Mehrebenenansatz: Case Management ist ein (auf der Einzelfallebene) am fachlich verifizierten Bedarf der Personen, die professionelle Unterstützung benötigen, orientierter Handlungsansatz im Sozial- und Gesundheitswesen, der demzufolge (auf der Organisationsebene) eine fallorientierte Gestaltung von Strukturen und Abläufen in Organisationen voraussetzt und im Prozess der Unterstützung und Problembearbeitung unterschiedliche Professionen, Dienste und informelle Hilfen im regionalen Versorgungsgefüge (Netzwerkebene) einbezieht und sie bedarfsorientiert aufeinander abstimmt.
Handlungsformbezogene Zuordnung: Auf der Einzelfallebene erfolgt ein Case Management hauptsächlich in Form von Beratung, die offen ist für unterschiedliche methodische und verfahrensbezogene Akzentsetzungen: z. B. in einem systemischen, ressourcenorientierten, stärkenorientierten, lösungsorientierten, motivationsfördernden Case Management usw. Auf der Organisations- und Netzwerkebene ist Case Management ein steuerungsorientierter Handlungsansatz, der offen ist für unterschiedliche Sozialmanagement- und Netzwerkkonzepte, -methoden und -verfahren. Organisationen und Netzwerke sind dabei unterschiedliche soziale Gebilde mit ihren eigenen Konstitutionsbedingungen, die unterschiedliche Steuerungsformen zur Folge haben.
Zwei Case Management-Modelle lassen sich unterscheiden: ein generelles und ein begleitendes Case Management. Ein generelles Case Management liegt vor, wenn mit der Regieleistung in der Feststellung des Bedarfs, der Formulierung von Zielen und Vereinbarung von Maßnahmen im Rahmen eines Serviceplanes sowie der Koordination von Diensten keine eigenen Dienstleistungen den Personen mit Unterstützungsbedarf gegenüber übernommen werden. Ein begleitendes Case Management bezeichnet die gleichzeitige Übernahme von Case Management-Aufgaben sowie funktions- und professionsbezogenen eigenen Dienstleistungen. Begleitendes Case Management ist aufgrund der Rollen- und Funktionsverteilung sowohl mit Blick auf die Personen mit Unterstützungsbedarf als auch mit den Netzwerkpartner*innen zu klären.
Unterschiedliche professions- und handlungsfeldbezogene Ausformungen und Begriffe: Je nach Handlungsfeld und professionsbezogener Perspektive kommt es zu unterschiedlichen Ausformungen des Handlungsansatzes: z. B. Case Management in der Pflege, der Medizin, der Verwaltung oder der Sozialen Arbeit. Zwar können die fachlichen und ethischen Grundlagen des Case Managements eindeutig benannt werden, aber sie firmieren je nach Handlungsfeld unter unterschiedlichen Begriffen. Zudem werden Begriffe wie Fallmanagement, Unterstützungsmanagement, die Kombination von Fall- und Systemmanagement sowie Lotsenmanagement teils synonym, teils als spezifische Ausformungen sowie in Abgrenzung zum generellen Case Management verwandt.
Auf der Ebene organisierter Versorgung meint Care Management in Abgrenzung vom bedarfs- und personenbezogenen Case Management die Gestaltung personenunabhängiger Sorgestrukturen im regionalen Versorgungsgefüge (Netzwerkebene). Diese umfassen professionelle und informelle Hilfeformen (im Welfaremix). Care Management ist eine Voraussetzung des Case Managements.
Die Begriffe Care Management, Netzwerkmanagement und Systemmanagement werden synonym verwandt. Unabhängig von der Arbeit am Einzelfall bezeichnen sie eine Regie zur Optimierung der Versorgung im regionalen Zuständigkeitsbereich.
Veröffentlicht in: DGCC (Hrsg.) (2020): Case Management Leitlinien. Rahmenempfehlungen, Standards und ethische Grundlagen. 2. Aktualisierte Auflage. Heidelberg: medhochzwei, S. 2-3.
Zu den einzelnen Arbeitsfeldern siehe auch unter DGCC / Fachgruppen.